Privacyverklaring

Sportvereniging Bato Haarlem

Sportvereniging Bato Haarlem
Robert Kochlaan 242
2035 BJ Haarlem
Telefoon: 023 – 540 26 97
KVKnummer: 40595968
E-mail: info@batohaarlem.nl

Sportvereniging Bato Haarlem (hierna te noemen “Bato”) verwerkt  persoonsgegevens van haar leden en medewerkers.  Zij vindt het belangrijk dat zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan en dat haar leden en medewerkers hierover goed worden geïnformeerd.

In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom Bato persoonsgegevens verwerkt, welke persoonsgegevens dat zijn en  op welke wijze ze worden verwerkt. Tevens wordt aangegeven wat uw rechten zijn met betrekking tot deze verwerking.

Bato heeft geen speciale AVG-functionaris. Heeft u vragen en/of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de vereniging die bereikbaar is op bovenstaand telefoonnummer en via bovenstaand mailadres.

1.    Doel van de verwerking

             Bato Haarlem verwerkt persoonsgegevens:

         
-   voor de uitvoering van het lidmaatschap van Sportvereniging
              Bato Haarlem en daarmee ook van het lidmaatschap van de
              KNGU (Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie)
         -   voor de uitvoering van arbeidsovereenkomsten
         -   voor het voeren van de financiële administratie
         -   voor het informeren van betrokkenen
         -   voor promotie- en sponsordoeleinden
         -   voor het optimaliseren van haar beleid
         -   voor direct marketing in de vorm van een bel actie
              in verband met de Vriendenloterij

2.  Persoonsgegevens

2.1    Persoonsgegevens van leden en medewerkers
          Naam
          Adres
          Woonplaats
          Telefoonnummer
          E-mailadres
          Geboortedatum
          IBAN-nummer en betaalgegevens
          Lidmaatschapsnummer
          Lesgegevens
          Beeldmateriaal waarop men herkenbaar is
          Gegevens over de gezondheid
          (ten behoeve van topsportbegeleiding)

 2.2     Persoonsgegevens van alleen medewerkers
           Opleiding
           Sportspecifieke diploma’s
           Vergoedingen- en salarisgegevens
           Kopie van het paspoort
           BSN-nummer
           VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)

 2.3     Persoonsgegevens van belangstellenden           
           E-mailadres
           Telefoonnummer 

3.  Verwerking van persoonsgegevens

3.1      Gegevensverantwoordelijke

           Het bestuur van Sportvereniging Bato Haarlem is
           verantwoordelijk voor de verwerking van de
           persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden
           verwerkt door het secretariaat, de personeelsfunctionaris
           en de penningmeester van Sportvereniging Bato Haarlem.
           Andere medewerkers binnen Sportvereniging Bato Haarlem
           kunnen toegang krijgen tot slechts die persoonsgegevens
           die ze nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie.
           Bato verwerkt slechts persoonsgegevens van minderjarigen
           als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de
           ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
           De persoonsgegevens worden altijd vertrouwelijk behandeld.

3.2    Verwerkers en derden

           Bij het verwerken van persoonsgegevens wordt gebruik
           gemaakt van externe dienstverleners.
           Middels een verwerkersovereenkomst met of algemene
           voorwaarden van deze partijen wordt de bescherming van de
           persoonsgegevens gewaarborgd.

          Deze dienstverleners zijn: 

          Digimembers KNGU                       
             - ledenadministratie
             - contributieverwerking
             - informatievoorziening

          Het KNGU loket                               
             -  wedstrijdzaken topsport

          Sportkader Nederland                       
             - personeelsadministratie
             - salarisadministratie

           All United
             - website

          De Rabobank                                   
             - incasso
             - contributie
             - uitbetalen salaris
             - vergoedingen           
             - overige transacties

           Dropbox
             - opslag van gegevens in de cloud

           Bato deelt persoonsgegevens op
           Facebook, Instagram, Twitter en YouTube ter informatie
           en voor promotie- en sponsordoeleinden.
           Hiervoor vraagt ze uitdrukkelijk toestemming van
           betrokkenen. Persoonsgegevens van topsporters die
           betrekking hebben op wedstrijdinformatie worden via
           de KNGU verstrekt aan andere aangesloten verenigingen.
           Bato verstrekt persoonsgegevens van topsporters aan
           verblijfsaccommodaties en wedstrijdorganisaties in
           verband met (internationale) stages / wedstrijden.

3.4   Toestemming
       
         Het verwerken van gezondheidsgegevens en beeldmateriaal
         waarop men herkenbaar is, gebeurt uitsluitend met expliciete
         toestemming van betrokkenen.
         Tevens zal  toestemming worden gevraagd wanneer Bato de
         persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken die
         niet verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze in eerste
         instantie zijn gevraagd.

         Betrokkene kan de toestemming te allen tijde intrekken.
         Verzoek hiertoe kan worden gedaan via info@batohaarlem.nl

3.5   Website
         
         Van bezoekers van de website wordt geen persoonlijke of
         gevoelige informatie opgeslagen. Deze verklaring is niet van
         toepassing op websites van derden die door middel van links
         met de website van Bato zijn verbonden.

3.6    Nieuwsbrief

           Bato verstuurt haar Nieuwsbrief per mail.
           Ontvangers wordt hierbij de mogelijkheid geboden aan
           te geven de Nieuwsbrief niet te willen ontvangen.      

4. Bewaartermijnen
         
         De persoonsgegevens worden niet langer bewaard
         dan nodig is. Na beëindiging van het lidmaatschap worden
         de aanmeldingsformulieren nog 2 jaar bewaard.
         Daarna kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens
         worden bewaard in het archief van oud-leden.
         Wedstrijduitslagen worden onbeperkt bewaard met
         naam, clubnaam en behaald resultaat.
         Gezondheidsgegevens worden bewaard zo lang de begeleiding
         van de topsporter duurt.
         Overigens houdt Bato zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

5. Rechten van betrokkenen
       
         Personen van wie Bato de  persoonsgegevens verwerkt en
         bewaart, hebben te allen tijde het recht deze in te zien,
         te corrigeren en te wijzigen.
         Ook hebben ze het recht om in bepaalde gevallen de
         persoonsgegevens te laten wissen.
         Mocht u van deze rechten gebruik willen maken dan
         kunt u contact opnemen via info@batohaarlem.nl.

6. Beveiliging
         
         Bato gebruikt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk
         is voor het doel waarvoor ze worden gevraagd.
         Bato zorgt ervoor dat het aantal personen dat toegang heeft         
         tot de persoonsgegevens zo beperkt mogelijk is en dat deze
         personen slechts toegang hebben tot die gegevens die nodig
         zijn voor het uitoefenen van hun functie.

         Onbevoegden hebben geen toegang tot de persoonsgegevens
         die onder de verantwoordelijkheid van Bato worden verwerkt.
         Hiertoe is de software beveiligd met een wachtwoord en
         gebruikersnaam en zijn de computers, de telefoons en externe
         opslagcentra eveneens beveiligd met een wachtwoord en
         gebruikersnaam.

         De website is ingesteld op het gebruik van een beveiligde
         verbinding: een groen slotje en https.

         Mailing naar meerdere leden tegelijk wordt altijd verzonden 
         via BCC.

         Papieren documenten waarop persoonsgegevens staan
         vermeld, worden achter slot en grendel bewaard.

         Bato ziet er op toe dat verwerkers voldoende
         beveiligingsmaatregelen treffen en dat deze worden
         vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. 

7. Vragen, opmerkingen en klachten
         
         Als u naar aanleiding van dit privacy reglement vragen of
         opmerkingen heeft, laat het dan weten
         via info@batohaarlem.nl.

         Mochten er klachten zijn met betrekking tot de verwerking
         van uw persoonsgegevens, dan kunt u hierover contact
         opnemen via info@batohaarlem.nl.
         Mocht u er met Bato niet uitkomen, dan heeft u het recht een
         klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
         Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy
         en bereikbaar via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

         Deze Privacyverklaring is opgesteld op 29 mei 2018.
         Bato behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te
         brengen in deze verklaring.
         Het verdient derhalve aanbeveling om  deze verklaring
         regelmatig te raadplegen.

         29 mei 2018