Privacyverklaring

Sportvereniging BATO Haarlem

Sportvereniging BATO Haarlem
Dunklerstraat 7
2033 RM Haarlem
KVKnummer: 40595968
E-mail: info@batohaarlem.nl

Sportvereniging BATO Haarlem (hierna te noemen “BATO”) verwerkt persoonsgegevens van haar leden en medewerkers.  Zij vindt het belangrijk dat zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan en dat haar leden en medewerkers hierover goed worden geïnformeerd.

In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom BATO persoonsgegevens verwerkt, welke persoonsgegevens dat zijn en op welke wijze ze worden verwerkt. Tevens wordt aangegeven wat uw rechten zijn met betrekking tot deze verwerking.

BATO heeft geen speciale AVG-functionaris. Heeft u vragen en/of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de vereniging die bereikbaar is op bovenstaand telefoonnummer en via bovenstaand mailadres.

1.    Doel van de verwerking

BATO Haarlem verwerkt persoonsgegevens:

  • voor de uitvoering van het lidmaatschap van Sportvereniging BATO Haarlem en daarmee ook van het lidmaatschap van de KNGU (Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie);
  • voor de uitvoering van arbeidsovereenkomsten;
  • voor het voeren van de financiële administratie;
  • voor het informeren van betrokkenen;
  • voor promotie- en sponsordoeleinden;
  • voor het optimaliseren van haar beleid;
  • voor direct marketing in de vorm van een bel actie in verband met de Vriendenloterij.

2.  Persoonsgegevens

2.1    Persoonsgegevens van leden en medewerkers
          Naam
          Adres
          Woonplaats
          Telefoonnummer
          E-mailadres
          Geboortedatum
          IBAN-nummer en betaalgegevens
          Lidmaatschapsnummer
          Lesgegevens
          Beeldmateriaal waarop men herkenbaar is
          Gegevens over de gezondheid
          (ten behoeve van topsportbegeleiding)

 2.2     Persoonsgegevens van alleen medewerkers
           Opleiding
           Sportspecifieke diploma’s
           Vergoedingen- en salarisgegevens
           Kopie van het paspoort
           BSN-nummer
           VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)

 2.3     Persoonsgegevens van belangstellenden           
           E-mailadres
           Telefoonnummer 

3.  Verwerking van persoonsgegevens

3.1      Gegevensverantwoordelijke

Het bestuur van BATO is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden verwerkt door het secretariaat, de personeelsfunctionaris en de penningmeester van BATO  Andere medewerkers binnen BATO kunnen toegang krijgen tot slechts die persoonsgegevens die ze nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie.
BATO verwerkt slechts persoonsgegevens van minderjarigen als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
De persoonsgegevens worden altijd vertrouwelijk behandeld.

3.2    Verwerkers en derden
Bij het verwerken van persoonsgegevens wordt gebruik gemaakt van externe dienstverleners. Middels een verwerkersovereenkomst met algemene voorwaarden van deze partijen wordt de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd.

Deze dienstverleners zijn: 

  • digimembers KNGU voor ledenadministratie, contributieverwerking en informatievoorziening;
  • het KNGU loket voor wedstrijdzaken;
  •  sportkader Nederland voor personeelsadministratie en salarisadministratie;
  • All United voor website en ledenadministratie;
  • Rabobank                                   
                 - incasso
                 - contributie
                 - uitbetalen salaris
                 - vergoedingen           
                 - overige transacties;
  • Dropbox voor opslag van gegevens in de cloud.

BATO deelt persoonsgegevens op Facebook, Instagram, Twitter en YouTube ter informatie en voor promotie- en sponsordoeleinden. Hiervoor vraagt ze uitdrukkelijk toestemming van betrokkenen. Persoonsgegevens van topsporters die betrekking hebben op wedstrijdinformatie worden via de KNGU verstrekt aan andere aangesloten verenigingen.
BATO verstrekt persoonsgegevens van topsporters aan verblijfsaccommodaties en wedstrijdorganisaties in verband met (internationale) stages/wedstrijden.

3.4   Toestemming

Het verwerken van gezondheidsgegevens en beeldmateriaal waarop men herkenbaar is, gebeurt uitsluitend met expliciete toestemming van betrokkenen. Tevens zal toestemming worden gevraagd wanneer BATO de persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken die niet verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze in eerste instantie zijn gevraagd.

Betrokkene kan de toestemming te allen tijde intrekken. Verzoek hiertoe kan worden gedaan via info@batohaarlem.nl.

3.5   Website
         
Van bezoekers van de website wordt geen persoonlijke of gevoelige informatie opgeslagen. Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website van BATO zijn verbonden.

3.6    Nieuwsbrief

BATO verstuurt haar nieuwsbrief per mail. Ontvangers wordt hierbij de mogelijkheid geboden aan te geven de nieuwsbrief niet te willen ontvangen.      

4. Bewaartermijnen
         
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de aanmeldingsformulieren nog 2 jaar bewaard. Daarna kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens worden bewaard in het archief van oud-leden.
Wedstrijduitslagen worden onbeperkt bewaard met naam, clubnaam en behaald resultaat.
Gezondheidsgegevens worden bewaard zo lang de begeleiding van de topsporter duurt.
Overigens houdt BATO zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

5. Rechten van betrokkenen
       
Personen van wie BATO de persoonsgegevens verwerkt en bewaart, hebben te allen tijde het recht deze in te zien, te corrigeren en te wijzigen.
Ook hebben ze het recht om in bepaalde gevallen de persoonsgegevens te laten wissen.
Mocht u van deze rechten gebruik willen maken dan kunt u contact opnemen via info@batohaarlem.nl.

6. Beveiliging
        
BATO gebruikt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden gevraagd.
BATO zorgt ervoor dat het aantal personen dat toegang heeft tot de persoonsgegevens zo beperkt mogelijk is en dat deze personen slechts toegang hebben tot die gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van hun functie.

Onbevoegden hebben geen toegang tot de persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van BATO worden verwerkt. Hiertoe is de software beveiligd met een wachtwoord en gebruikersnaam en zijn de computers, de telefoons en externe  opslagcentra eveneens beveiligd met een wachtwoord en gebruikersnaam.

De website is ingesteld op het gebruik van een beveiligde verbinding: een groen slotje en https.
Mailing naar meerdere leden tegelijk wordt altijd verzonden via BCC.

Papieren documenten waarop persoonsgegevens staan vermeld, worden achter slot en grendel bewaard.
BATO ziet er op toe dat verwerkers voldoende beveiligingsmaatregelen treffen en dat deze worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. 

7. Vragen, opmerkingen en klachten

Als u naar aanleiding van dit privacy reglement vragen of opmerkingen heeft, laat het dan weten via info@batohaarlem.nl.

Mochten er klachten zijn met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u hierover contact opnemen via info@batohaarlem.nl.

Mocht u er met BATO niet uitkomen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy en bereikbaar via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.

Deze Privacyverklaring is opgesteld op 29 mei 2018. 

BATO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring.

Het verdient derhalve aanbeveling om deze verklaring regelmatig te raadplegen.

29 mei 2018